Wenn neue Produkte den Weg ins Regal finden sollen, braucht es davor insbesondere eines: die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Was einfach klingt, war in der Praxis lange mit beträchtlichem manuellem Aufwand verbunden.
Artikelinformationen wurden über Excel-Dateien, E-Mails oder individuelle Artikelpässe ausgetauscht, Änderungen mussten mehrfach kommuniziert und Daten manuell eingespielt werden. Genau hier setzt REWE mit dem Projekt „REWolution“ an, das darauf abzielt, die Stammdatenprozesse zu digitalisieren und zu standardisieren.
Im Mittelpunkt dieses Projekts steht ein einheitlicher elektronischer Datenaustausch, der Prozesse vereinfachen und beschleunigen sowie die Datenqualität und Transparenz erhöhen soll. Das Stammdatenservice GS1 Sync übernimmt dabei eine zentrale Rolle: Damit können Lieferanten ihre Produktdaten standardisiert bereitstellen und mit dem Handel austauschen.
Von Excel zu mehr Effizienz
Seit dem Projektstart im März 2026 konnten bereits 345 zusätzliche Lieferanten für den elektronischen Datenaustausch gewonnen werden. Das entspricht einem Zuwachs von rund 20 % bei den angebundenen Lieferanten. Für Sabrina Schellenbauer, Gruppenleiterin Master Data Competence bei REWE, liegen die Vorteile der Umstellung auf der Hand:
Lieferanten sparen durch den Wegfall manueller Prozesse Zeit, profitieren von weniger Rückfragen und Korrekturschleifen und sie können neue Artikel schneller listen. Gleichzeitig steigen Datenqualität und Konsistenz.
Sabrina Schellenbauer, Gruppenleiterin Master Data Competence bei REWE
Wie sich der Umstieg auf die standardisierte Datenbereitstellung über GS1 Sync auf der Lieferantenseite auswirkt, zeigt sich am Beispiel von Eisberg Österreich.
Eisberg macht den Praxistest
Der Spezialist für innovative Convenience-Produkte übermittelte seine Artikeldaten vor der Einführung von GS1 Sync per E-Mail oder in Form von Excel-Dateien an seine Kunden. Vor allem etwaige Änderungen machten den Prozess aufwendig. „Diese mussten oft mehrfach kommuniziert werden, was mit einem zusätzlichen Zeitaufwand auf beiden Seiten einherging und mit Fehlerpotenzial verbunden war“, erklärt Sandra Wiesner, Produktmanagerin bei Eisberg Österreich.
Durch GS1 Sync änderte sich der Ablauf grundlegend: Statt Artikeldaten mehrfach zu übermitteln, pflegt Eisberg sie nun zentral und stellt sie seinen Kunden standardisiert zur Verfügung.
GS1 Sync reduziert den Aufwand erheblich, erhöht die Datenqualität und sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf aktuelle und konsistente Informationen zugreifen können.
Sandra Wiesner, Produktmanagerin Eisberg Österreich
Gute Daten auf direktem Weg
GS1 Sync bildet somit die verbindende Schnittstelle zwischen Industrie und Handel. Lieferanten können ihre Produktstammdaten zentral pflegen und berechtigten Handelspartnern standardisiert bereitstellen.
Einer der wichtigsten Bausteine ist hierbei die Qualitätssicherung: Jeder Artikeldatensatz wird vom GS1 Sync Qualitätssicherungs-Team anhand des Etiketts auf Richtigkeit sowie auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Lieferanten erhalten damit die Gewissheit, dass ihre eingestellten Daten den Anforderungen des Handels entsprechen. Händler wiederum können auf korrekte und vollständige Artikeldaten zugreifen.
Digitalisierung braucht Teamarbeit
Beim REWolution-Projekt zeigte sich auch deutlich, dass Digitalisierung nicht einfach mit einem Knopfdruck erledigt ist. Bestehende interne Prozesse mussten angepasst, Mitarbeitende geschult und unterschiedliche Reifegrade der Lieferanten berücksichtigt werden. Entscheidend war daher neben der technischen Lösung auch das Commitment aller Beteiligten.
Das GS1 Sync Team unterstützte dabei beide Seiten: vom Onboarding über den laufenden Support bis hin zur Vernetzung zwischen Handel und Industrie. Auch Eisberg hat diese Begleitung bei der eigenen Umstellung positiv erlebt. „Die Zusammenarbeit mit dem GS1 Sync Team war von Beginn an sehr professionell und partnerschaftlich“, sagt Eisberg-Produktmanagerin Sandra Wiesner. „Wir wurden während der Einführung kompetent begleitet und geschult. Fragen konnten auf kurzem Weg geklärt werden, was die Umstellung sehr erleichterte. Dadurch konnten wir GS1 Sync effizient und erfolgreich in unsere Prozesse integrieren.“
Schritt für Schritt statt „Big Bang“
Lieferanten, die den Schritt zur elektronischen Datenbereitstellung noch vor sich haben, empfiehlt REWE-Gruppenleiterin Sabrina Schellenbauer „einen frühzeitigen und schrittweisen Einstieg statt eines ‚Big Bang‘-Ansatzes“. Dazu gehören für sie auch „der Aufbau interner Kompetenzen und klarer Prozesse, die Nutzung etablierter Lösungen wie GS1 Sync und vor allem die enge Zusammenarbeit mit REWE als Handelspartner“. Denn eine der wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt REWolution ist für Schellenbauer: „Gute Stammdaten sind kein Nebenschauplatz, sondern eine wesentliche Grundlage für funktionierende Prozesse.
Klare Standards, offene Kommunikation und die Bereitschaft, gewohnte Abläufe zu verändern, gehören deshalb genauso dazu wie die passende technische Lösung.“ Wenn die Daten aber einmal auf der richtigen Spur seien, werde vieles einfacher: „weniger manuelle Arbeit, weniger Korrekturschleifen und verlässlichere Daten für alle Beteiligten“. Und was gibt Schellenbauer den Lieferanten mit auf den Weg? „Gemeinsam schaffen wir das!“