In heutigen Geschäftsprozessen und Lieferketten ist es wichtig zu wissen, wer seine Handelspartner und wo Standorte zur Anlieferung oder Abholung sind. Das geht am einfachsten mit der Global Location Number (GLN), eine weltweit eindeutige Ziffernfolge zur Identifikation von Geschäftseinheiten und Standorten (gemäß ISO 15459).
Was ist eine GLN?
Die GLN (Global Location Number) ist eine weltweit eindeutige Identifikationsnummer die jede juristische Entität (Unternehmen, Abteilung, Verein oder öffentliche Körperschaft) und Lokation (physisch, digital oder mobil) kennzeichnet.
In Österreich gibt es eine weitere Variante: Die GLN der öffentlichen Verwaltung, welche bei der Eintragung ins Unternehmensregister vergeben wird. Doch worin genau liegt der Unterschied?
Was unterscheidet eine GLN von einer GLN der öffentlichen Verwaltung?
GLNs werden seit dem Jahr 2012 in der österreichischen Verwaltung genutzt. Bei der Eintragung ins Unternehmensregister (UR) wird jeder juristischen Entität eine GLN der öffentlichen Verwaltung von der Statistik Austria zugewiesen.
Diese Identifikationen sollen Prozesse und Verfahren in der Kommunikation mit Behörden, Institutionen oder der Verwaltung vereinfachen. Unternehmen können sich damit im elektronischen Geschäftsverkehr, sei es B2B, B2G (Business-to-Government) oder auch G2G (Government-to-Government) identifizieren.
Die GLN der öffentlichen Verwaltung ...
... kann kostenlos zur Identifikation Ihres Unternehmens, z.B. in der Kommunikation mit Behörden oder auch Geschäftspartnern (B2B) gegenüber, verwendet werden.
Im Gegensatz zur GLN der öffentlichen Verwaltung können Unternehmen mit einer von GS1 vergebenen GLN all ihre Standorte, Abteilungen oder Lager mit weiteren GLNs identifizieren.
Die Voraussetzung zur Bildung zusätzlicher GS1 Identifikationen ist eine GS1 Basisnummer. Diese wird Unternehmen als Kunde („Lizenznehmer“) von GS1 Austria zugewiesen. Damit erhalten sie auch Zugang zum myConnect Onlineportal. Dort kann aus der GS1 Basisnummer jede Art von GLN erstellt und veröffentlicht werden.
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GLNs für weitere Standorte ...
... und alle weiteren GS1 Identifikationsnummern können Unternehmen mit ihrer zugewiesenen lizensierten GS1 Basisnummer generieren.
Mit der GLN der öffentlichen Verwaltung ist das NICHT möglich.
Wie bekommt man eine GLN der öffentlichen Verwaltung?
Eine GLN der öffentlichen Verwaltung wird jedem Unternehmen, Verein oder anderen juristischen Entitäten (EPU, freie Berufe,…) automatisch bei der Eintragung ins Unternehmensregister (UR) von der Statistik Austria zugewiesen.
Es werden tatsächlich ALLE juristischen Entitäten dort eingetragen, die für eine Tätigkeit Steuern bezahlen – egal, ob Physiotherapeut, Musiker, Verein oder Ein-Personen-Unternehmen. Die GLN der öffentlichen Veraltung dient als eindeutige Identifikation im UR und ist auch die Stammzahl im ERsB (Ergänzungsregister sonstiger Betroffener).
Wo finde ich die GLN eines Unternehmens?
In der Datenbank Verified by GS1 finden Sie GLNs, GTINs, und andere GS1 Identifikationsnummern jener Unternehmen, die als Lizenznehmer bei GS1 registriert sind, und diese im myConnect Onlineportal erstellt und freigegeben haben.
Die GLN der öffentlichen Verwaltung eines Unternehmens ist im WKO Firmen A-Z oder im Unternehmensregister über das Unternehmensserviceportal (USP) zu finden.
Ihre eigene GLN der öffentlichen Verwaltung finden Sie im Unternehmensregister nach dem Einstieg (Login im Benutzeraccount) über das Unternehmensserviceportal (www.usp.gv.at).
Alle Unternehmen, die ein Gewerbe angemeldet haben, sind zusätzlich auch über das Firmen A bis Z der WKÖ (firmen.wko.at) aufzufinden.
Welche Vorteile bringt eine GLN von GS1?
Im Gegensatz zur kostenlosen GLN der öffentlichen Verwaltung können GS1 Austria Kunden („Lizenznehmer“) GLNs und alle anderen GS1 Identifikationsnummern (z.B. GTIN, SSCC, etc.) aus ihrer eigenen GS1 Basisnummer generieren.
GLNs dienen der eindeutigen Identifikation aller Beteiligten der Wertschöpfungskette. Um die Verfolgbarkeit oder Rückverfolgbarkeit von Produkten zu ermöglichen, können auch alle eigenen Standorte, wie Lager, Filialen, Stell- und Liegeplätze identifiziert werden.
Verschlüsselt in einem Strichcode oder RFID Tag (z.B. für ein Dockdoor) hilft die GLN etwa dabei, den richtigen Lagerplatz einer Palette oder eines Produktes automatisch zu erfassen. Schließlich lässt sich die GLN auch zur Kommunikation in elektronischen Nachrichten (z.B. Mailbox) mit Handelspartnern verwenden.
Identifikationsnummern von GS1
GS1 ist die weltweit einzige Organisation mit der Berechtigung zur Lizensierung von GS1 Basisnummern und daraus einer weiteren Vergabe von GLNs, GTINs und anderen GS1 Identifikationsnummern. Weil jeder einzelne Code nur einmal vergeben wird, können gekennzeichnete Produkte international eindeutig anhand der GTIN identifiziert werden.
Achtung
Codes anderer Anbieter im Internet sind teilweise nicht eindeutig und könnten bereits mehrfach vergeben worden sein.
Sie verweisen dann möglicherweise auf jenes Unternehmen, das die Nummer zuvor bereits genutzt hat – denn das Internet vergisst nie!
Wofür ist die GLN der öffentlichen Verwaltung wichtig?
Die GLN der öffentlichen Verwaltung wird in unterschiedlichen Anwendungen im eGovernment verwendet, um Unternehmen, Vereine oder andere juristische Entitäten eindeutig zu identifizieren.
Gemeinsam mit anderen unternehmensspezifischen Merkmalen ist sie beispielsweise im Unternehmensregister (UR) zu finden. Auf der Plattform Digital Austria Data Exchange (dadeX) oder im Elektronischen Datenmanagement (EDM) hilft die GLN dabei, den Verwaltungs- und Zeitaufwand für Meldepflichten durch das Once-Only Prinzip zu reduzieren.
Once-Only ...
... bedeutet, dass Daten von Unternehmen nur einmal angefordert werden dürfen und in weiteren Applikationen verwendet werden müssen.
Unternehmensregister (UR) und Unternehmensserviceportal (USP)
Im österreichischen Unternehmensregister (UR) werden unternehmensbezogene Daten aus unterschiedlichen Registern verknüpft und zentral bereitgestellt. Dabei werden die Daten von allen eingetragenen juristischen Entitäten mit einer Global Location Number (GLN der öffentlichen Verwaltung) ergänzt und somit das Unternehmen eindeutig identifiziert.
Das UR wird mit Informationen aus anderen Registern (Ergänzungsregister sonstiger Betroffener, Firmenbuch, Vereinsregister, GISA, etc.) ergänzt, um so die Verknüpfung zu allen Datensätzen in den anliefernden Registern zu gewährleisten.
dadeX (Digital Austria Data Exchange)
Die zentrale Plattform dadeX (Digital Austria Data Exchange) ist für Bund, Länder, Städte und Gemeinden zugänglich. Mithilfe dieser Plattform können Daten, die in Registern gespeichert und nur einzelnen Behörden bekannt sind, weiteren Stellen zur Verfügung gestellt werden.
Ursprünglich als Register- und Systemverbund bezeichnet, wurde dadeX im Bundesrechenzentrum (BRZ) entwickelt und wird dort jetzt für den sicheren Datenaustausch betrieben.
Aktuell sind 31 Register mit über 70 Schnittstellen und mehr als 500 Attributen in der zentralen Plattform dadeX angebunden.
Eine weitere Applikation der Verwaltung, in dem GS1 Identifikationen verwendet werden ist das EDM.
Elektronisches Datenmanagement (EDM)
Das Elektronische Datenmanagement (EDM) ist ein Informationsverbundsystem, in dem Behörden und Unternehmen verpflichtende Meldungen und Berichte für die Bereiche Abfall und Umwelt online abwickeln können. Das einheitliche Datenmodell mit übergreifenden Referenzlisten und Regeln für die einheitliche Identifikation reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich.
Seit 2004 kommen im EDM folgende GS1 Identifikationsnummern zum Einsatz:
- Personen-GLN zur Identifikation von Unternehmen
- Standort-GLN für Standorte, z.B. Deponien
- Anlagen-GLN für Anlagen
- GTINs für unterschiedliche Arten von Abfall und deren Verwertung
Hinweis
Die Personen-GLN für juristische Entitäten wird sukzessive auf die GLN der öffentlichen Verwaltung umgestellt.
Standort- und Anlagen-GLN werden weiter zugewiesen, da diese Granularität derzeit nicht im Unternehmensregister (UR) abgedeckt wird.
Auch das Elektronische Datenmanagement (EDM) ist in dadex eingebunden. Es war die erste und ist die bisher größte eGovernment-Anwendung in Österreich.
