FAQs

GS1 Sync hat Ihre häufigsten Fragen zusammengefasst und die passenden Antworten hier zum Durchklicken und zum einfachen PDF-Download aufbereitet.

Allgemeine Fragen

Nein, das Artikelstammblatt muss zusätzlich zu GS1 Sync gepflegt werden.

Die Verantwortung für LMIV-konforme und deklarationspflichtige Produktetiketten liegt beim Hersteller/Produzenten sowie beim Importeur. Die Artikelstammdaten im GS1 Sync System sollen exakt laut Etikett erfasst werden, was von den GS1 Mitarbeitern im Zuge der Qualitätssicherung geprüft wird. Hierbei wird jedoch nicht die Verkehrsfähigkeit der Etiketten geprüft.

In GS1 Sync entscheidet der Dateneinsteller über den Zugriff auf seine Produktinformationen. Diese können für den gesamten Zielmarkt (das sind alle Datenabholer) oder für bestimmte Datenabholer (einzelne Händler) freigegeben (publiziert) werden.

Aus Gründen der Verfügbarkeit der Produktinformationen und der einfacheren Handhabung empfiehlt GS1 Austria, immer eine Freigabe (Publikation) für den Zielmarkt durchzuführen.

Der Bereich „CIC-Übersicht“ im GS1 Sync Webportal zeigt die Anzahl an Händlerrückmeldungen an.

Die folgenden Händlerrückmeldungen können ersichtlich sein (Auszug):

  • Das Symbol “Rotes Kreuz” wird angezeigt, wenn mindestens eine negative Händlerrückmeldung empfangen worden ist. Achtung: Ist dieses Symbol ersichtlich, wenden Sie sich bitte an Ihren GS1 Sync Kundenbetreuer, da dieser Artikel einen Fehler aufweist und dem Händler NICHT zur Verfügung steht.
  • Das Symbol “Rotes Warndreieck” wird angezeigt, wenn mindestens eine aktuelle CIC (Händlerrückmeldung) mit einer Warnung von einem Händler gesendet worden ist. Warnungen können bearbeitet werden, müssen aber nicht. Der betroffene Artikel steht dem Händler zur Verfügung.
  • Das Symbol “gelbes Häkchen” oder „grünes Häkchen“ wird angezeigt, wenn die Händlerrückmeldung dieses Händlers positiv war. Der betroffene Artikel steht dem Händler zur Verfügung.

Welche Artikel ein Lieferant letztendlich in GS1 Sync einstellen muss, muss mit der jeweiligen Einkaufsabteilung abgestimmt werden.

Ja, in GS1 Sync soll die Verpackungshierarchie bis zur Bestelleinheit erfasst werden. Die Bestelleinheit ist in den meisten Fällen die erste Überverpackung nach der Endverbrauchereinheit (Basiseinheit). Auf dieser Einheit erfolgt im Regelfall die Bestellung des Handels bzw. wird diese als Einheit auf Lieferschein und Rechnung verwendet.

Ja, ein Umstieg ist jederzeit möglich. Bitte informieren Sie den entsprechenden Handelspartner über den Umstiegswunsch. Weiters nehmen Sie bitte umgehend mit GS1 Austria (gs1sync@gs1.at) Kontakt auf und stimmen Sie die weitere Vorgehensweise (Vertrag, Datenüberführung usw.) ab.

Artikeländerungen (Artikel mit neuer GTIN vs. Artikel mit gleichbleibender GTIN)

Generell ist immer die Eindeutigkeit eines Artikels durch die Kennzeichnung mit einer eindeutigen GTIN sicherzustellen. Werden wesentliche Änderungen am Artikel durchgeführt, erfordert das die Vergabe einer neuen GTIN. Bei Unklarheiten nehmen Sie bitte direkt Kontakt mit Ihrem GS1 Sync Kundenbetreuer auf bzw. klären Sie diese Thematik mit dem jeweiligen Handelspartner ab.

Neue Artikel sollen so frühzeitig wie möglich in GS1 Sync erfasst werden. Jedenfalls müssen die Artikeldaten vor der ersten Auslieferung an den Handel in GS1 Sync verfügbar sein. Die genauen Vorlaufzeiten müssen mit der jeweiligen Einkaufsabteilung abgestimmt werden.

Ja, Neuanlagen müssen immer im GS1 Sync Qualitätssystem vorgenommen werden, da die gesamte Qualitätssicherung dort stattfindet. Erst nachdem die Daten fehlerfrei sind und von der GS1 Sync Qualitätssicherung freigegeben wurden, dürfen die Daten im Echtsystem an den Zielmarkt bzw. an die jeweilige Händler-GLN publiziert werden.

Nein, da hier die Validierungen anhand der GTIN Vergaberegeln greift – d.h. wenn der Markenname geändert wird, der auf der Verpackung ersichtlich ist, handelt es sich dabei um eine signifikante Änderung des Artikels. In diesem Fall ist ein neuer Artikel (neue GTIN) zu vergeben, sowohl für die Basiseinheit als auch für die Überverpackung!

Nein, da hier die Validierungen anhand der GTIN Vergaberegeln greift – d.h. wenn der Markenname geändert wird, der auf der Verpackung ersichtlich ist, handelt es sich dabei um eine signifikante Änderung des Artikels. In diesem Fall ist ein neuer Artikel (neue GTIN) zu vergeben, sowohl für die Basiseinheit als auch für die Überverpackung!

Ja, allerdings greifen hier die Validierungen anhand der GTIN Vergaberegeln. Wenn sich die Abmessungen (Tiefe x Breite x Höhe) um weniger als 20 % verändern, kann die GTIN gleichbleiben und durch die Anpassung des “Gültig-Ab-Datums” eine neue Version gekennzeichnet werden. Wenn sich die Abmessungen (Tiefe x Breite x Höhe) um mehr als 20 % verändern, handelt es sich dabei um eine signifikante Änderung des Artikels. In diesem Fall ist ein neuer Artikel (neue GTIN) zu vergeben, sowohl für die Basiseinheit als auch für die Überverpackung!

Ja, Änderungen bei bereits publizierten Artikeln müssen immer im GS1 Sync Qualitätssystem vorgenommen werden, da die gesamte Qualitätssicherung dort stattfindet. Erst nachdem die Daten fehlerfrei sind und von der GS1 Sync Qualitätssicherung freigegeben wurden, dürfen die Daten im Echtsystem an den Zielmarkt bzw. an die jeweilige Händler-GLN publiziert werden.

Nein, die Daten müssen im Qualitätssystem durchgeführt werden. Erst nachdem die Änderungen von der GS1 Sync Qualitätssicherung geprüft und freigegeben wurden, können die Artikel ins Echtsystem übernommen werden.

Ist der betroffene Artikel bereits einmal im Echtsystem publiziert, kann der Artikel zur Gänze nur vom Support (support.gs1sync@gs1.at) gelöscht werden.

Artikel, die nicht mehr gelistet sind, müssen mit einem entsprechenden Auslaufdatum versehen werden. Weiters ist es notwendig, die Publikation für den betroffenen Artikel zurückzunehmen. Nach Ablauf der Sperrfrist für die Wiederverwendung einer GTIN darf diese wieder für einen neuen Artikel verwendet werden.

Handhabung des GS1 Sync Webportals

Praktische Kurzvideos zur Nutzung der wichtigsten Funktionalitäten des GS1 Sync Webportals finden Sie unter www.gs1.at/gs1sync.

Bitte senden Sie eine E-Mail mit Ihrer GLN und Ihren Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) an gs1sync@gs1.at.

Um ein neues „Gültig-Ab-Datum“ zu vergeben, muss zuerst im GS1 Sync Webportal der Bearbeitungsmodus von „Correct“ auf „Change by Refresh“ geändert werden.

Wenn sowohl Basiseinheiten als auch Überverpackungen erfasst und die Verknüpfungen gelegt wurden, dann kann die Publikation am effizientesten über die Überverpackung durchgeführt werden. Wird die Überverpackung publiziert (grüne Weltkugel), wird die darunter liegende Basiseinheit mitpubliziert (graue Weltkugel). In diesem Fall ist alles richtig durchgeführt worden.

Die Publikation ist grundsätzlich immer auf der höchsten Ebene durchzuführen, die zusätzliche Publikation der Basiseinheiten ist nicht erforderlich, da mit der Publikation der höchsten Ebene alle Unterartikel mitübertragen werden.

Nein. Eine Publikation bezieht sich immer auf einen Artikel in der aktuellsten Form. Sollte eine Änderung durchgeführt werden, wird diese mit der Freigabe automatisch an den Datenabholer übertragen.

Der Bereich Publikationen im GS1 Sync Webportal zeigt die Anzahl von Publikationen und eine Liste von Publikationen an. In jedem Fall werden die GLN und der Name des Händlers zusammen mit dem Datum der Publikation und dem Auslieferungsstatus  für die Publikation angezeigt.

Der Auslieferungsstatus zeigt den Status der Publikation an:

  • Publikation erfolgreich (grünes Häkchen)
  • Publikation in Bearbeitung (Zahnrad)
  • Publikation nicht erfolgreich (Rotes Warndreieck)

Hierbei handelt es sich um eine Warnung. Falls der Artikel also tatsächlich nur einmal in der betroffenen Überverpackung enthalten sein soll, kann dies ignoriert werden. Falls nicht, ist in der nächsthöheren Artikelebene unter dem letzten Menüpunkt ‚Komponenten‘ die Anzahl der enthaltenen Einheiten anzugeben.

Dieser Fehler tritt auf, wenn ein Artikel nicht sauber aus einer Hierarchie entfernt wurde. Bitte kontaktieren Sie unseren Support (support.gs1sync@gs1.at) und teilen Sie uns mit, wie die Hierarchie korrekt lauten müsste.

GS1 Sync Qualitätsprozess

Die Artikel müssen zuerst an die GS1 Sync Qualitätssicherung publiziert werden, dann werden die Daten von der GS1 Sync Qualitätssicherung geprüft. Erst nachdem die Daten fehlerfrei sind und von der GS1 Sync Qualitätssicherung freigegeben wurden, dürfen die Daten im Echtsystem an den Zielmarkt bzw. an die jeweiligen Händler-GLN publiziert werden.

Der in dieser E-Mail erwähnte Artikel hat keine Freigabe von der GS1 Sync Qualitätssicherung erhalten. Bitte nehmen Sie umgehend Kontakt mit Ihrem GS1 Sync Kundenbetreuer auf und klären Sie die weitere Vorgehensweise ab.

Mehrsprachigkeit & Internationale Zielmärkte

Mit dem GS1 Sync Basispaket können sie für den Zielmarkt Österreich und Deutschland Artikeldaten pflegen. Um Zielmärkte außerhalb von Österreich und Deutschland zu bedienen, ist das Zusatzpaket International notwendig. Nach Unterzeichnung des Zusatzpakets wird eine entsprechende Erweiterung des aktuellen Zugangs durchgeführt. Mit dieser Erweiterung kann man Artikel auch für andere Zielmärkte, wie z.B. Belgien oder Niederlande, und seine Datensätze über die österreichischen Anforderungen hinaus anlegen, was jedoch aufwandsbedingt nicht zu empfehlen ist.

Jedes Zielland hat eigene Anforderungen an die Menge und Qualität der Angaben. Somit müssen die Datensätze explizit für das gewünschte Land eingestellt und angepasst werden.

Für den Zielmarkt Österreich dürfen sämtliche Freitextfelder in der Sprache Deutsch erfasst werden.

Nein, Lieferanten sollen sich auf die Eingabe von Artikeldaten in DEUTSCH (für den Zielmarkt Österreich) konzentrieren. MPREIS Warenvertriebs GmbH geht nicht davon aus, dass Lieferanten Artikeldaten in ITALIENISCH pflegen.

Generell gilt: Wenn in Zukunft andere Sprachen relevant werden, werden die jeweiligen Händler eine gezielte Ansprache durchführen.

Warengruppenspezifische Fragen: Tiefkühlprodukte

Sämtliche LMIV-relevanten Artikeldaten werden in GS1 Sync auf Basis des fertiggebackenen Zustandes erfasst. In diesem Fall werden für die GS1 Sync Qualitätssicherung Produktspezifikationen akzeptiert.

Warengruppenspezifische Fragen: Wein

Wenn der neue Jahrgang mit einer neuen GTIN ausgezeichnet wurde, muss dieser Artikel neu im GS1 Sync Qualitätssystem erfasst werden. Am besten können Sie hier mit der Kopier-Funktion arbeiten. Dann müssen Sie noch Jahrgang und Alkoholgehalt anpassen und den Artikel an die GS1 Sync Qualitätssicherung publizieren.

Wenn sich die GTIN bei den Jahrgängen nicht ändert, können Sie den bereits bestehenden Artikel direkt bearbeiten. Hier ist zu beachten, dass der Bearbeitungsmodus von "Correct" auf "Change by refresh" geändert werden muss. Erst danach kann man das "Gültig-ab-Datum" im Tabellenblatt A4 auf das aktuelle ändern. Auch hier müssen Sie dann noch einmal Jahrgang und Alkoholgehalt in der Eingabe anpassen. Der Artikel muss dann noch "validiert" und "freigegeben" werden, damit auch die aktuellste Artikelversion übertragen wird.

In beiden Fällen benötigen wir das Etikett des Artikels für die Qualitätsüberprüfung.

Auf der Rückseite der Weinflaschen sind die Etiketten mit den für die Prüfung relevanten Infos enthalten, wie z.B.: GTIN, Kontaktadresse, Vol-%, usw.

Warengruppenspezifische Fragen: Mengenvariabler Artikel (unverpackte Ware)

In GS1 Sync können Produktinformationen mit einer GTIN eingestellt werden. Dies gilt auch für unverpackte Ware. Hier muss eine GTIN vom Hersteller vergeben und seinem Handelspartner mitgeteilt werden. Bei gewichtsvariablen Produkten trifft dies ebenfalls zu. „EANs“, die mit 21, 22, 23, 27 usw. beginnen, sind KEINE GTINs. Diese können in GS1 Sync nicht verwendet werden (z.B. 2712378000004). Auch hier sind GTINs zu bilden und mit dem Handelspartner abzustimmen.

Eine andere Version wird von den österreichischen Händlern nicht akzeptiert.

Downloads & Zusatzinfos

  1.  GS1 Sync FAQs v2 (.pdf 220 kB)