GS1 Sync Healthcare: Der Stammdaten-Pool für Medizinprodukte

Seit zehn Jahren betreibt GS1 Austria das führende Stammdatenservice GS1 Sync für die Konsumgüterbranche in Österreich. 

Mit Anbindung an das internationale GDSN-Netzwerk und basierend auf dessen Standards, erhalten österreichische Händler, App-Anbieter und Dienstleister qualitätsgesicherte Produktstammdaten für mehr als 500.000 GTINs in den Bereichen Lebensmittel, Wasch-, Putz- und Reinigungsmittel, Kosmetik und Nearfood direkt vom Lieferanten über nur eine zentrale Schnittstelle. 

Die Daten werden von den Dateneinstellern laufend aktualisiert und in Echtzeit an die entsprechenden Datenabholer automatisch weitergeleitet.

Austausch von Stammdaten für Medizinprodukte ohne GS1 Sync Healthcare.

Medizinprodukte-Stammdaten zentral abrufen

Mit Anfang des Jahres 2025 ist der neue GS1 Sync Healthcare Stammdatenpool für Medizinprodukte erfolgreich live gegangen – ein bedeutender Meilenstein für die Digitalisierung im Gesundheitswesen. 

Das Service ermöglicht Herstellern und Spitälern erstmals den standardisierten Austausch von validierten Stammdaten über eine zentrale Plattform: Über GS1 Sync können Spitalsverbünde, Krankenhäuser, Großhändler und andere medizinische Einrichtungen Produktstammdaten abrufen und in ihre internen Systeme weiterleiten. 

Dank GS1 Sync können Produktstammdaten zentral abgerufen werden.

Daten von über 1.000 Produkten

Durch die Anbindung an das internationale GDSN-Netzwerk können die österreichischen Datenabholer sofort auf eine enorme Anzahl von Datensätzen von vielen internationalen Medizinprodukte-Herstellern zugreifen. 

Bereits jetzt befinden sich mehrere Tausend Produktstammdaten internationaler Medizinproduktehersteller im Datenpool. Diese enthalten standardisierte Informationen wie Produktbezeichnung, GTIN (Global Trade Item Number), Maße, Verpackungseinheiten und regulatorische Angaben – alles basierend auf internationalen GS1 Standards. 

Damit steht Gesundheitseinrichtungen in Österreich ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, um ihre internen Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten.

GS1 Sync Healthcare in der Praxis

Spitäler und Gesundheitseinrichtungen profitieren auf vielfältige Weise vom Einsatz standardisierter Produktstammdaten:

• Automatisierte Artikelanlage
• Beschaffungsoptimierung
• Digitale Lieferkette
• Regulatorische Anforderungen

Einige österreichische Spitalsverbünde haben das Service bereits in Betrieb genommen – die Rückmeldungen sind durchwegs positiv: Die zentrale Verfügbarkeit validierter Informationen erhöht die Datenqualität signifikant und reduziert den administrativen Aufwand.

Die Prozesse im Hintergrund

Der technische Prozess sieht vor, dass der Datenabholer einmalig die GLN eines Dateneinstellers abonniert. Der Dateneinsteller gibt einmalig bei der Anlage eines Artikels im Datenpool an, welche Datenabholer-GLNs diese Artikeldaten erhalten dürfen. Jedes Mal, wenn nun ein neuer oder aktualisierter Artikel an das GDSN-Netzwerk gesendet wird, werden die Daten entsprechend dieser Berechtigungen automatisch weitergeleitet.

Damit wird ein internationaler Austausch zwischen österreichischen Spitalsverbünden und den Medizinprodukte-Herstellern – der tatsächlichen Datenquelle – gewährleistet. 

Ein standardisiertes Format

Um die Produktstammdaten automatisiert übermitteln zu können, werden diese von den Dateneinstellern in ein globales standardisiertes Format übersetzt: das GDSN-XML-Format. 

Dabei ist genau festgeschrieben, wie die Daten aufgebaut sein sollen, welches Format die jeweiligen Datenfelder haben und welche Bedingungen zur Befüllung angewendet werden. Die Datenabholer können dann diese standardisierten Daten über eine klar definierte Schnittstelle in ihre internen Systeme weiterleiten.

Eine gemeinsame Strategie

Mit der ECHO AT-Arbeitsgruppe wurde unter der Federführung von GS1 Austria eine Plattform zur Zusammenarbeit und zum Ausbau der Stammdateninitiative im österreichischen Gesundheitswesen geschaffen. 

Vertreter von Spitalsverbünden, Medizinprodukte-Herstellern und Interessens­organisationen haben die Basis für einen zentralen Produktstammdatenpool für das Gesundheitswesen in Österreich definiert und diese wurde von GS1 Austria entsprechend umgesetzt. Einige der AG-Teilnehmer haben eine Absichtserklärung zur Unterstützung der Initiative unterzeichnet.

Beispiel: Datenfelder für Medizinprodukte

Der Datenumfang eines Produktstammdatensatzes für Medizinprodukte in Österreich wurde von der ECHO (Extending the Collaboration of Healthcare Organisations) AT-Arbeitsgruppe auf Basis der europäischen ECHO-Empfehlung festgelegt.

Daraus ergeben sich die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten für die Spitalsverbünde & Gesundheitseinrichtungen:

1. Beschaffung und Lagerhaltung
   1. Automatisierte Bestellprozesse und Bestands­überwachung
2. Dokumentation und Reporting
   1. Einfachere und präzisere Berichte durch einheitliche Daten
   2. Automatisierte Übernahme von Produktbildern und Zertifikaten
3. Klinische Abläufe
   1. Schnellere Bereitstellung von Informationen zu medizinischen Produkten während der Behandlung

Auszug aus den GS1 Sync-Datenfeldern für Medizinprodukte