eBilling

Die elektronische Rechnungslegung ist im österreichischen Konsumgüterbereich schon lange Realität. Es werden bereits unzählige Rechnungen elektronisch über das eXite®-Netzwerk zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht. GS1 Austria informiert Sie über Rechtliches zum eBilling und die Implementierung der eRechnung!

Lange Zeit waren die rechtlichen Vorgaben für den Wegfall von Papier beim Rechnungsaustausch nicht wirklich klar, bzw. wollten die Finanzbehörden dazu nicht eindeutig Stellung nehmen. Mittlerweile kann man sagen, dass wir in Österreich eine klare Gesetzgebung zu diesem Thema haben, welche 2013 eine Erneuerung erlebt hat und wonach die elektronische Rechnung mit einer Papierrechnung gleichgestellt wurde.

Weitere Informationen

Voraussetzung für das Vorliegen einer zum Vorsteuerabzug berechtigenden elektronischen Rechnung ist

  • die Echtheit der Herkunft der elektronischen Rechnung (Sicherheit der Identität des Leistungserbringers oder Rechnungsausstellers),
  • die Unversehrtheit ihres Inhalts (erforderliche Inhalte wurden nicht verändert) und
  • dass ihre Lesbarkeit (für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich) gewährleistet ist (vgl. § 11 Abs. 1 und Abs. 1a UStG 1994 idF AbgÄG 2012, BGBl. I Nr. 112/2012) und
  • dass der Leistungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmt.

Dies haben Leistungserbringer und Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.

Inhaltliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung sind im §11 USTG 1994 geregelt und weichen in keiner Weise von den Anforderungen an eine auf dem Postweg zugestellte Rechnung ab.

Folgend werden die drei Verfahren bzw. Technologien für eBilling, welche nach aktueller Rechtslage möglich sind, aufgezeigt. Dies sind Verfahren bzw. Technologien, bei denen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts vollständig gewährleistet sind (siehe §1 der eRechnung-UStV, BGBl. II Nr. 516/2012):

  1. EDI-Verfahren ohne Papiersammelrechnung: Eine elektronische Rechnung kann uneingeschränkt durch elektronischen Datenaustausch (das EDI-Verfahren) übertragen werden. Da der Empfänger dieser Variante zustimmen muss, empfiehlt GS1 Austria, dazu eine schriftliche Vereinbarung (laut Mustervertrag) über das EDI-Verfahren zwischen den Geschäftspartnern abzuschließen. Seitens ECR Austria gibt es eine Guideline für die Übermittlung einer INVOIC ohne Papiersammelrechnung.
  2. Innerbetriebliches Steuerungsverfahren: Dieses Verfahren ist vollkommen neu und verlangt nur die Sicherstellung eines verlässlichen Prüfpfads zwischen der Rechnung und der Leistung. Es ist ein Kontrollverfahren, das der leistende Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinem Zahlungsanspruch oder der Leistungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Es muss also geprüft werden, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist: Also ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in der dargestellten Qualität und Quantität erbracht wurde.
  3. FinanzOnline: Hier geht es um Rechnungen, die über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt werden. Derzeit sind nur Rechnungen an den Bund als Leistungsempfänger über dieses Verfahren möglich.

Unabhängig vom eingesetzten Verfahren müssen die Archivierung der Rechnungsdaten sowie die rechtlichen Anforderungen an eine Rechnung über die gesamte Aufbewahrungszeit sichergestellt werden!

Nach der aktuellen Rechtslage ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Somit ist es, ausgehend vom gewählten Verfahren, nicht mehr notwendig, auch eine periodische Papiersammelrechnung zu schicken, wenn alle Rechnungsbestandteile bereits in der elektronischen Rechnung nach dem EANCOM-Format INVOIC gesendet werden (EDI-Verfahren).

Folgend sind 5 Schritte aufgezeigt, welche bei der erfolgreichen Umsetzung einer elektronischen Rechnung (INVOIC) zu beachten sind:

  1. Einigung mit dem Geschäftspartner und Festlegung des Umfangs: Ihr Geschäftspartner muss dem Versand bzw. Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen.
  2. Verwendung des korrekten elektronischen Rechnungsstandards: Für den österreichischen Konsumgüterhandel und die Industrie wurde ein Rechnungsstandard von GS1 Austria / ECR Austria für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente (EDI) definiert. Stellen Sie (ggf. bei Ihrem Softwarepartner) sicher, dass beim Rechnungsaustausch dieses Standardformat angewandt wird.
  3. Analyse der eigenen Infrastruktur: Sie nutzen bereits ein EDI-Konvertersystem? Kontaktieren Sie bitte Ihren EDI-Softwarepartner bezüglich eines Angebots für eBilling. Stellen Sie dabei die Archivierung der elektronischen Daten über sieben Jahre sicher. Sie nutzen den eXite® webIT client oder tradeIT? In diesem Fall benötigen Sie KEINE zusätzlichen technischen Anpassungen. Die digitale Signatur der Rechnungsdaten kann durch die Software, die entsprechende Archivierung bei Bedarf durch EDITEL erfolgen. Sie nutzen EDI bisher nicht? Kontaktieren Sie bitte GS1 Austria bzw. EDITEL Austria. Sie bekommen dort jederzeit Informationen, die Sie für eine erfolgreiche Umsetzung benötigen.
  4. Erstellen einer Verfahrensdokumentation: Rechnungssteller und Rechnungsempfänger benötigen eine Verfahrensdokumentation. Diese Dokumentation ist bei der Prüfung durch die Finanzverwaltung auf Verlangen vorzulegen. Ein entsprechendes Muster liegt im Downloadbereich der GS1 Austria Website auf.
  5. Test und Start: Es folgt das Testen der Schnittstellen mit dem anschließenden Echtbetrieb von eBilling.

eRechnung

Alle Vertragspartner des Bundes sind im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen.

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